Tipps und Tricks für sicheres präsentieren mit PowerPoint

Es ist WM und folglich ruhen gerade sehr viele Arbeiten. Da wir uns nun aber auch schon den Präsentationsterminen nähern wollen wir uns ausnahmsweise doch einmal ein paar Annehmlichkeiten anschauen, die uns von PowerPoint geboten werden. Folgende Themen wollen wir uns anschauen:

• Präsentation testen und timen
• Eine Präsentation aufzeichnen
•  Tipps & Tricks für Handzettel
• Die sichere Nummer: Präsentation einpacken, mitnehmen und überall ansehen.
• oder: Heute bleibe ich im Bett und ihr guckt das Video
• Live-Präsentation im WEB
• Ich sehe was, was ihr nicht seht: Die Referentenansicht

Noch ein kleiner Hinweis: Als Grundlage für diese Hilfestellung benutzen wir PowerPoint 2013. Ob Ihr alle Werkzeuge nutzen könnt und an welcher Stelle im Menü ihr sie finden könnt, hängt davon ab welche Version ihr nutzt. Bei Fragen und Problemen schreibt ihr wie immer eine E-Mail an Alex und/oder mich.

Präsentation testen und timen

Sind wir ehrlich. Wir alle lieben diesen Augenblick in dem unsere Arbeit endlich zum Ende gekommen ist. Lange haben wir gearbeitet (naja meistens) um eine schöne Präsentation 

für unser Thema zu klöppeln. Alles ist recherchiert, Notizen sind geschrieben und wir sind uns sicher dass wir bereit sind eine super Vorführung machen zu können. Doch irgendwann kommen Zweifelauf. "Funktionieren alle Effekte?, Werde ich daran denken oft genug zu klicken? Schaffe ich das Zeitlimit einzuhalten?, Haben wir noch Schokolade?" Gut manche Gedanken sind vielleicht eher subjektive Erfahrungen. Für die Objektiven gibt es aber eine Lösung: Ein TEST!

Gerade bei Gruppenarbeiten bietet sich ein Test an. Aber auch Leute die gern mal das klicken vergessen können von einem Test profitieren. Und für das Zeitlimit ist so ein Test eh eine tolle Sachen. Falls jemand plant seine Präsentation zu automatisieren, ist der Test sowieso ein muss.

PowerPoint hilft uns hier mit der Funktion "Neue Anzeigedauern testen". Die Funktion befindet sich unter dem Kategorienreiter "Bildschirmpräsentation".

Abb. 1

Mit einem Klick auf die Schaltfläche startet unsere Präsentation in der gewohnten Präsentationsansicht. Allerdings befindet sich eine kleine Toolbar in der linken Ecke. Sie zeigt das die Präsentation aufgezeichnet wird und wie lange die Folie bereits läuft. Außerdem Zeigt die Toolbar wie lange die gesamte Präsentation schon dauert.

Abb. 2

Mit diesem Werkzeug kann also geübt und probiert werden.  Netter Nebeneffekt: Wenn Ihr eure Präsentation bis zum Ende durchgeklickt habt, teilt euch PowerPoint mit wie lange die gesamte Vorführung gedauert hat und fragt euch ob ihr die Anzeigedauern speichern wollt.

Abb. 3

 Speichert Ihr, läuft die Präsentation bei der nächsten Vorführung ganz von alleine weil sich das Programm jeden klick gemerkt hat und ihn genau so abspielt wie Ihr es vorher gemacht habt. Je nach Vortragsstil kann so eine selbstlaufende  Präsentation Fluch oder Segen sein. Probiert es aus. Und falls es bei der Probe zu Pannen kommt, einfach nochmal von Vorne testen. (Hinweis. ihr habt getestet und wollt dann doch lieber ohne die Automatik präsentieren. Löschen kann man die Aufzeichnung auch. Mehr dazu im nächsten Punkt)

Eine Präsentation aufzeichnen

Zunächst zum Unterschied zwischen Test und Aufnahme. Während sich der Test nur merkt wann geklickt wurde und wie lange etwas angezeigt wird, bietet die Aufnahmefunktion zusätzlich die Möglichkeit auch Markierungen die während der Präsentation auf der Folie gemacht werden zu speichern. Desweiteren kann auch eine Tonaufnahme mit Mikrophon gemacht werden. Ideal für eine automatische Präsentation. Einfach daheim in Ruhe aufnehmen und solange wiederholen bis der Vortrag einwandfrei gelaufen ist. Gleichzeitig könnt ihr mit diesem Tool einem "verhinderten" Gruppenmitglied ermöglichen seine Referatsanteile dennoch selbst zu präsentieren. 

Die Schaltfläche "Bildschirmpräsentation aufzeichnen" findet sich direkt neben der Schaltfläche zum Test. (Siehe Abb. 1) Klickt Ihr auf die Schaltfläche öffnet sich zunächst ein kleines Fenster, in dem Ihr einstellen könnt was aufgezeichnet werden soll.

Abb. 4

Startet ihr die Aufzeichnung, seht Ihr die gewohnte Präsentationsansicht und könnt euch ganz normal durch euren Vortrag klicken. Gemäß euren Einstellungen zeichnet PowerPoint alles brav auf. Auch das gesprochene Wort.  Seit ihr fertig seht ihr auf allen Folien bei den ihr Audioaufnahmen gemacht habt ein Lautsprechersymbol und, wenn ihr die Maus darauf bewegt, eine Soundbar.

Abb. 5

Keine Angst. In der normalen Präsentationsansicht werden die nicht angezeigt. Audioaufzeichnung sowie Zeiteffekte werden aber abgespielt.

Egal ob Test oder Aufzeichnung.  Falls ihr die Aufnahme löschen wollt klickt ihr auf den kleinen Pfeil unterhalb der "Bildschirmpräsentation aufzeichnen" -Schaltfläche. Dort könnt ihr die Aufzeichnung löschen.

Tipps & Tricks Handzettel

Für Notizen hat jeder so sein eigenes Erfolgsrezept. Auch Microsoft hat einige Möglichkeiten in PowerPoint integriert. Möglicherweise ist euch bei der Erstellung einer PowerPoint Präsentation schon einmal das Feld für Notizen aufgefallen. Die ganz verrückten haben hier auch schon mal etwas eingetippt.

Abb. 6

Ich hab das früher auch nicht gewusst aber die Notizen kann man sehr sinnvoll einsetzen. Entweder lässt man sie sich während der Präsentation auf dem Bildschirm einblenden lassen (Details dazu im Abschnitt Referentensicht) oder man lässt sich sich formschöne Handzettel von PowerPoint erstellen.

Zunächst wollen wir aber eine bessere Übersicht über unsere gesammelten Notizen bekommen. Dafür wechseln wir in der Menüleiste auf die Kategorie "Ansicht" und wählen hier die Funktion "Notizenseite" aus.

Abb. 7

Als Ergebnis zeigt uns PowerPoint dann Folgendes:

Abb. 8

Wem diese Anzeige nicht reicht, der kann einen Schritt weiter gehen und sich die Notizen in ein Word Dokument exportieren. Dafür wählen wir in der Menüleiste (Abb. 7) auf die Kategorie "Datei" und dort auf den Unterpunkt "Exportieren". Hier findet sich die Funktion "Handzettel erstellen"

Abb. 8

Nach einem Klick auf "Handzettel erstellen" könnt ihr zunächst auswählen wie die Handzettel aussehen sollen. (Auch eine leer Form mit Schreiblinien ist möglich). Anschließend öffnet sich ein Word Dokument in dem Folien und Notizen angezeigt werden. (Achtung:  Je nach Umfang der Präsentation dauert es etwas bis die Folien und Notizen im Word Dokument angezeigt werden)

Abb. 9

Das Ergebnis kann wie in Abb. 9 aussehen. Die Besonderheiten und Vorteile dieser Handzettelart lest ihr in Abb. 8.

Die sichere Nummer: Präsentation einpacken, mitnehmen und überall ansehen.

Das Thema kam in der letzten Sitzung ja kurz auf. Man kann eine oder mehrere Präsentation in einen Ordner verpacken (den man dann an beliebigem Ort speichern kann) oder auf einer CD speichern. Dabei werden alle Dateien die in der PowerPointdatei  eingefügt wurden automatisch mit gespeichert. Außerdem wird eine kleine EXE.Datei erstellt mit der ihr eure Präsentation auf jedem Rechner starten könnt, selbst wenn dort kein PowerPoint installiert ist. Weiterer Vorteil: Es wird nichts verschoben, falsch angezeigt und alle benötigten Dateien sind vorhanden. Um die Funktion "Bildschirmpräsentation für CD verpacken" zu nutzen öffnet ihr erneut die Kategorie "Datei" -"Exportieren" (Abb. 8)

Klickt ihr auf die entsprechende Schaltfläche öffnet sich ein Fenster in dem ihr Auswählt welche Präsentation(en) ihr verpacken wollt. (Abb. 10). Anschließend wählt ihr aus ob ihr in einen Ordner speichern wollt oder ob direkt auf eine CD gebrannt werden soll. Wählt ihr den Ordner könnt ihr anschließend Ordnername und Speicherort wählen (Abb. 11)

Abb. 10

Abb. 11

Habt ihr einen Ordner erstellt erhaltet ihr folgendes Ergebnis:

Abb. 12

Hinweis: Nutzt ihr eine ältere PowerPointversion befindet sich bei den Dateien auch eine Datei mit dem Namen "Play.exe" oder "Autorun.exe". In diesem Fall startet ihr damit automatisch den Powerpoint Viewer. Ein kleines, kostenfreies Programm das Powerpointpräsentationen vorführen kann. Bei der Version 2013 hat dies geändert. Hier befindet sich in dem Ordner "PresentationPackage" nur eine .html Datei mit einem Link unter dem ihr das Programm herunterladen könnt. (Warum das praktischer ist verstehe ich nicht aber ich werde ja auch nicht von Microsoft bezahlt und muss daher nicht alles gut finden was die Bosse entscheiden). Bedenkt also das ihr unter Umständen noch ein Programm aus dem Internet herunterladen und auf dem PC instaillieren müsst. (Ihr könnt natürlich die Installationsdatei zu hause herunterladen und ebenfalls auf einem USB Stick mitnehmen. Dann seit ihr gewappnet falls eurer Präsentationsrechner mal kein Internetzugang hat)

oder:

Heute bleibe ich im Bett und ihr guckt das Video

Natürlich gibt es auch die Möglichkeit eine Präsentation in ein Video zu verwandeln. Warum das ein Vorteil sein? - Da kommt Ihr selber drauf!  Das Video ist schnell erstellt. Für ein gutes Endprodukt solltet ihr vorher evtl. euren Vortrag aufzeichnen (siehe oben). Um Anschließend das Video erstellen zu lassen klickt ihr auf die entsprechende Schaltfläche unter "Datei" - "Exportieren" (Abb. 13)

Abb. 13

Anschließend wählt ihr Speicherort und Dateiformat und fertig ist das Video!

Live-Präsentation im WEB

Wenn euch eine automatisierte Präsentation zu blöd ist, könnt ihr auch eine Live-Präsentation im Internet vorführen. Dabei wird eure Präsentation online angezeigt und ein Link erstellt, den ihr an euer Publikum versenden könnt. Die Entsprechende Funktion findet ihr unter  "Datei" - "Freigeben" 

Leider funktioniert dies nicht immer Reibungslos. Ihr solltet also einen Plan B haben. (Bspw. die Nutzung von Adobe Connect)

Ich sehe was, was ihr nicht seht: Die Referentenansicht 

Solltet ihr euch trotz all der Möglichkeiten die wir euch hier aufgezeigt haben doch für eine klassische Vorführung entscheiden, möchten wir euch zum Abschluss noch ein Gutes Hilfsmittel mit auf den Weg geben: Die "Referentenansicht"!

Die Referentenansicht ist unser kleiner "Geheimtipp". Sie unterscheidet bei einer Vorführung zwischen dem Bild das eure Zuschauer (auf dem Beamer) sehen und dem Bild das nur ihr auf eurem Computerbildschirm seht.

Abb. 14

Abbildung 14 zeigt den unterschied zwischen eurem PC Bildschirm (Vordergrund) und dem was auf dem 2ten Bildschirm (Bspw Beamer oder hier Bildschirm) angezeigt wird. Um die Referentenansicht zu aktivieren wählt Ihr im Menü die Kategorie "Bildschirmpräsentation" und setztbei dem Punkt "Referentenansicht" einen Haken. (Abb. 15). Achtung: Die Referentenansicht kann nur genutzt werden wenn ein zweiter Bildschirm (bspw. Beamer) angeschlossen ist. Ist dies nicht der Fall wird nur die normale Präsentationsansicht dargestellt.

Abb. 15

Auf welchem Bildschirm, welche Ansicht angezeigt wird erkennen die neueren PowerPointversionen automatisch. Bei älteren Versionen muss diese Einstellung ggf. manuell vorgenommen werden.

Die Referentenansicht bietet noch weitere Vorteile:

Abb. 16 (Hinweis: Das Bild zeigt sowhl den Referentenbildschirm (links) als auch die Zuschaueransicht (rechts) vgl. Abb 14.

Der Referent sieht auf seinem Bildschirm nicht nur die aktuelle Folie sondern auch eine Vorschau was nach als nächstes auf dem Bild zu sehen sein wird. (Egal ob nur ein Objekt hinzu gefügt wird oder ob eine neue Folie eingeblendet wird. Ihr könnt immer einen Schritt in die Zukunft blicken) Außerdem werden wurde Notizen angezeigt sowie die Zeit die uhr bereits redet, bzw. die ihr bereits auf der aktuellen Folie verbraucht habt. Außerdem seht ihr eine Werkzeugleiste mit der Ihr ua. während des Vortrags auf der Folie malen könnt (Stift) oder wichtige Bereiche vergrößern könnt (Lupe).

Wir hoffen dass wir euch noch ein paar Kniffe für eure PowerPointvorträge zeigen konnten und sind gespannt ob ihr etwas davon in euren Vorträgen für unser Seminar oder bei anderen Referaten einsetzen werdet. 

Viel Spaß bei der nächsten PowerPointnutzung wünschen euch:

 Alex & Tobi

P.S.: Aufgrund aktueller WM Ereignisse im Spiel Deutschland Portugal: "Schlaaaaaaaaand!!!!!"